Содержание:

1. Зачем нужен контроль персонала?
2. Виды контроля.
3. Основные функции контроля.
4. Контроль персонала.
5. Методы контроля.
6. Ошибки при введении контроля.

1. Зачем нужен контроль персонала?

Если процесс работы никто не анализирует, не контролирует и не планирует, то бизнес, будь то торговля, услуги или производство, начинает разрушаться. Есть организации, где используется тотальный контроль, и есть наоборот, никакого контроля - всё на доверии. Однако это две крайности, контроль должен быть умеренным.
Контроль персонала помогает обнаружить проблемы, увеличить производительность.

Обычно в компаниях используют либо внешний, либо внутренний контроль, считанные единицы компаний, кто использует сразу - и то, и другое.

К внешнему контролю можно отнести камеры, турнекеты на входе, фильтры на компьютерах. 

К внутреннему контролю относят отчёты, пояснительные записки, совещания и т.д.

Обычно вопрос об ужесточении контроля на предприятии встаёт, когда руководство недовольно результатами, когда в кризисной ситуации не могут найти виновного, когда персонал откровенно бездельничает, халтурит. С помощью инструментов контроля эти проблемы легко решаются. 

Контроль деятельности персонала помогает обнаружить причины невыполнения планов, это может быть:

• низкая квалификация работников;
• отсутствие мотивации;
• персонал перегружен задачами;
• плохая координация работы отделов;
• изначально поставлены невозможные задачи.

2. Виды контроля

Итоговый контроль.
Контроль, который производится по результату. Работа сотрудника проверяется после выполнения им поставленной перед ним задачи. Преимущество данного вида контроля – подчиненный самостоятельно развивается, имея при этом высокий уровень мотивации.

Контроль предварительный. 
Суть данного вида контроля заключается в том, что работа сотрудника периодически проверяется руководителем, и при необходимости даются необходимые рекомендации или подсказки. Однако не всегда и не везде данный вид контроля можно применить.

Контроль по этапам. 
К задачам, которые условно можно разделить на этапы, можно применять именно эту разновидность контроля. Он дает возможность свести к минимуму невыполнение или неправильное выполнение поставленного сотруднику задания.

Контроль периодического характера. Суть такого контроля персонала заключается в том, что руководитель производит его систематически и периодически, в определенный день и время.

Выборочный контроль сотрудника. 
В данном случае руководитель вправе проверить любого сотрудника на любом этапе выполнения поставленного ему задания.

Также контроль разделяют по видам на стратегический, тактический и оперативный. 

Стратегический контроль включает в себя долгосрочные цели компании и планируется на конкретный промежуток времени (может быть разработан на 10 лет вперёд).

Тактический контроль анализирует выполнение планов на 1-3 года.

Оперативный контроль - проводится по периодам проведения отдельных проектов или работ, может проводиться и ежедневно. Предназначен для контроля всех выполняемых в организации работ.

Также контроль может быть финансовый, производственный, маркетинговый, кадровый, качества, материальных средств и т.д.

3. Основные функции контроля

1. Проверочная - изучает положение дел в организации.
2. Стимулирующая - основа вознаграждения, вызывает интерес в результатах труда у персонала.
3. Информационная - обратная связь.
4. Корректирующая - выявляет нарушения и ошибки.
5. Ориентирующая - формирует приоритеты деятельности компании.

4. Контроль персонала

Если бы каждый работник выполнял свои обязанности и задачи так, как хочет работодатель, контроль не нужен был. Но человек так устроен, что он хочет сделать минимум и получить максимум. Однако, когда труд работника оплачивается сполна, а результат его деятельности оставляет желать лучшего, компания вводит контроль за персоналом и за его деятельностью.

Чтобы организация работы персонала радовала руководителя и сотрудников, необходимо:

1. Вести контроль в форме взаимодействия с сотрудниками. 
2. Организация работы персонала должна опираться на знания о реальном положении вещей. 

Организация контроля в компании должна быть постепенной и согласованной. Начинается введение контроля с собраний и совещаний. Суть таких планёрок в том, чтобы держать сотрудников в курсе динамики реализуемых задач. Даже если каждый раз на планерке вы обсуждаете одни и те же вопросы, это полезно для мотивации работников. Они будут знать, что на каждом совещании должны показать прогресс по сравнению с прошлым разом, а это заставит их работать усерднее.

Не стоит возгалать контроль на одного человека. Лучше делегировать контроль. Доверьте подчиненным проверять других и контролировать самих себя. Там, где выполняются повторяющиеся задачи, это можно организовать с помощью чек-листов. Составьте список результатов, которых должен достичь работник и отклонений, которых быть не должно.

При внутреннем контроле не обойтись без установки KPI на разных этапах выполнения задачи. Для работника устанавливают нормативы, которые он должен достичь, и показатели, которые превышать нельзя. Например, для сотрудника колл-центра можно установить KPI: 10 исходящих звонков и 5 минут перерыва в течение часа.

Очень эффективно в продажах внедрение «тайного покупателя». Один из лучших способов периодического контроля персонала в ритейле. Можно организовать самостоятельно, наняв временного сотрудника, или поручить проверку агентству. Тайному покупателю дают заполнить анкету, в которой нужно подробно ответить на вопросы о сервисе.

Автоматические системы контроля позволят меньше времени тратить на проверку, но требуют серьезных первоначальных затрат. Траты окупаются повышением качества продукта и эффективности работы фирмы. Сотрудники будут подходить к работе ответственнее, уменьшится количество брака, улучшится качество продукта, а вместе с этим — репутация компании.

5. Методы контроля:

1. Еженедельный отчет руководителей подразделений.
Лень - это, конечно, двигатель торговли, но на работе всем нужны работящие сотрудники. Именно контроль помогает выявить "ленивцев" и попрощаться с ними или заставить работать. Ленивым, кстати, может быть не только подчиненный, но и руководители. Еженедельный отчет очень хорошо показывает реальную картину деятельности работников. Благодаря этому можно увидеть сколько на самом деле уходит время на текущие дела и куда девается остальное время. 

Есть утвержденная форма отчета, которую руководители заполняют в корпоративной системе. Такой подход экономит время. Бывает, что руководители пытаются отписаться, рассказывая о процессе, а не о результате, потому что хвалиться особо нечем. Такие отчеты не принимайте, требуйте их переделать – внести четкие формулировки. 

2. Использование CRM-системы. 
Для контроля работы магазинов и отдела оптовых продаж используется CRM-система, в которой можно отследить ежедневную работу всех менеджеров. В любой момент руководитель может узнать, сколько каждый продавец встретил клиентов, с кем назначил встречу, кому звонил. Но ежедневно (да и еженедельно) анализировать все данные не нужно. Главное выявлять тех сотрудников, которые регулярно не выполняют план или чьи показатели последние несколько месяцев снижаются. Вот тогда нужно разбираться, в чем дело и как сотрудники исполняют свои обязанности.

3. Видеонаблюдение.
Чтобы производительность труда была стабильно высокой,  в магазинах и на производстве устанавливают видеокамеры. Таким образом всегда можно увидеть, чем занимается каждый сотрудник. Работники должны быть уведомлены о видеонаблюдении (прописать в трудовом договоре). Кстати, запись того, что происходит, помогает и сотрудникам: в случае, если клиент ведет себя неадекватно или предъявляет претензии, можно проверить, что и как происходило.

5. Соревнования для персонала.
Соревнования для продавцов (людей, генерирующих прибыль) и производственных сотрудников (людей, от которых зависит качество и скорость выполнения заказов) рекомендуем проводить ежемесячно, а для сотрудников склада – ежеквартально. Конкурсы помогают людям постоянно сравнивать свои результаты с достижениями коллег. Кроме того, многим бывает стыдно и неловко, если все знают, что они постоянно трудятся спустя рукава.

Соревнования продавцов. Популярные конкурсы в торговле это "Лучший салон", "Лучший сотрудник торгового подразделения", " Самый крупный чек" и т.д,  победителей выявляют по нескольким критериям: общий объем продаж, качество обслуживания клиентов, выполнение плана по обзвону базы клиентов, объем продаж товаров по спецпредложениям и т.д.
Лучшие сотрудники награждаются дипломами, переходящим кубком,  сладким призом (например, тортом, сделанным по заказу), денежной премией, дополнительными выходными, сертификатами и прочее.

Соревнования на производстве, на складах проводится немного по другому. Здесь следует опираться на отчётные данные, не отрывая лишний раз персонал от работы. То есть стимулировать его работу на местах. Передовикам начисляются премии.

6. Ошибки при введении контроля.

Многие компании, вводя контроль работы, часто теряют лучших сотрудников. Всё это происходит из-за уже ставших классическим ошибками при контроле персонала:

Ошибка N1. 
Контроль и проверка работы, в которой проверяющий ничего не понимает. Контролировать правильность можно только тогда, когда специалист сам разбирается в процессе. Если доверить менеджеру по IT проверять менеджеров по продажам, в коллективе может случиться или скандал, или получится нулевая эффективность от такой проверки.

Ошибка N2. 
Бессистемный хаотичный контроль, цель которого исключительно обнаружить ошибки. Контроль то есть, то его совсем нет. Попавшийся сотрудник строго наказывается штрафами и выговорами. Не удивительно, что после такого несправедливого контроля многие подают заявления на увольнение. Ни один человек не выдержит такого давления. Не давите контролем, не дергайте человека из-за единичных ошибок и отмечайте положительные результаты.

Ошибка N3. 
Формальный контроль. Это когда руководство фактически не ведёт никаго контроля, однако регулярно угрожает его ввести, всех проверить, наказать и т.д. Обычно это никак не сказывается на результатах, однако отношения с подчинёнными портятся, недоверие растёт с двух сторон.

Ошибка N4.
Тотальный контроль, который лишает сотрудников самостоятельности. Он раздражает, угнетает, вводит в депрессию и растёт страх нарушить правила и быть наказанным. Многие не выдерживают такого напряжения и увольняются.

Ошибка N5.
Скрытый контроль - унижает не только сотрудника, но и руководителя. 

Ошибка N6.
Пристальное внимание только за одним отделом. Не каждый сотрудник психологически готов быть в списке "особенных".

Ошибка N7.
Нет обратной связи – тогда сложно понять эффективность контроля. 

Чтобы ввести контроль на предприятии без потерь лучших сотрудников и нанесения ущерба предприятию, лучше это делать постепенно и грамотными специалистами или консультантами.

Экзамен о прочитанном:

1. Зачем нужен конт­роль персонала?
2. Какие минусы у бесконтрольного ведения бизнеса?
3. Какие минусы у предприятий с тотальным контролем?
4. Виды контроля?
5. Какие методы контроля относятся к внешнему виду контроля?
6. Какие методы контроля относятся к внутреннему виду контроля?
7. Перечислите временные виды контроля? Объясните зачем они нужны?
8. Основные функции контроля?
9. Методы контроля?
10. Какие ошибки при введе­нии контроля обычно допускают?
11. Нужно ли оповещать персонал о введение контроля внешнего?
12. Что даёт еженедельный отчёт руководителей?
13. Для чего вводят систему CRM? 
14. В чём суть системы KPI?
15. Достаточно ли введения внешнего контроля на предприятии?
16. Как с помощью соревнований контролируется деятельность работников?
17. Каким образом облегчает контроль видеонаблюдение?
18. Можно ли уставливать контроль только в одном отделе?
19. Почему персонал увольняется при введении контроля и как этого избежать?