Совещания – это выработка стратегии действий всего коллектива. Без регулярных совещаний жизнь компании протекает хаотично. Неважно, что у каждого своя зона ответственности и свои обязанности. Для того, чтобы команда работала слажено как единый организм, чтобы цели и задачи компании оставались всем ясны, необходимо повторять это на регулярных совещаниях. Пусть они длятся 15 минут, но они всех обязывают быть как минимум в курсе событий.

С помощью совещаний можно добиться разных целей. Как уже было сказано выше, главная цель совещания – выработка стратегии действий всего коллектива. Еще одной важной задачей может быть инструктирование персонала или оперативное решение конкретной проблемы.

К каждому совещанию желательно тщательно подготовиться. У руководителя должен быть точный план, чего он хочет добиться, какие моменты выявить, к какому результату привести коллектив.

Важно контролировать процесс совещания, не позволяя излишне болтливым сотрудникам отходить от темы или ее растягивать. В идеале у руководителя должен быть помощник, который тоже будет в курсе задач совещания и получит право контроля мероприятия.

Подготовка к совещанию. Каждый сбор коллектива должен иметь ясную причину. Его участники не могут быть случайными лицами – приглашаются только те, кто причастен к проблеме. Примерный план подготовки к совещанию:

1.      Анализ цели. Требуется выявить цель совещания. Их может быть несколько. Необходимо подготовить вопросы, которые необходимо решить.

2.      Подготовка списка присутствующих. Необходимо четко понимать, все ли приглашенные на совещание компетентны решать поставленные цели и задачи совещания. Все ли действующие и ответственные лица приглашены? Чтобы совещание прошло сжато и более эффективно, вопросы к группе лучше решать заранее. Об ответственности каждого руководитель должен знать лично. Также каждый присутствующий должен заранее ознакомиться с проблематикой и подготовиться к совещанию.

3.      Выбор места и времени. Чтобы во время совещания вас никто не отвлекал, необходимо, чтобы все присутствующие оказались на этот момент заменяемы. Телефоны должны быть выключены, места для всех подготовлены заранее.

Проведение совещания.

Совещание должно начинаться в установленный срок. Все, кто не подготовились в установленный срок – нарушители.

Первым берет слово руководитель. Он объявляет цель и задачи сегодняшнего совещания, а также вопросы и моменты, которые необходимо сегодня выявить. Профессиональное деловое совещание всегда фиксируется протоколом.

Вторая задача руководителя - организовать здоровую дискуссию. Свое мнение руководителю следует держать при себе до конца дискуссии, чтобы не погасить энтузиазм и инициативность группы. Также задача организаторов – контроль эмоций группы. Следует избегать негативных оценок, реплик, выводов. Не допускаются публичные разборы полетов конкретных сотрудников. Категорически не стоит никого унижать на подобных сборах – руководитель рискует потерять уважение всего коллектива или даже дойти до увольнения части персонала. Всегда поощряйте инициативу своих работников.

Если Ваша манера проведения совещаний – мозговой штурм, необходимо заранее подготовить к этому группу.

Все совещания желательно проводить по схеме: вопрос – обсуждение – выработка коллективом решения.  Так обсуждается каждый вопрос совещания.

Итогом совещания становится озвучивание руководителем всех решений с назначением ответственных лиц. После подготовки протокола все участвующие обязаны подписать его, подтверждая факт присутствия на данном совещании.

Что дают подобные групповые совещания?

- Совещание подчеркивает ценность каждого присутствующего сотрудника для компании.

- Совещания развивают коллектив, подчеркивают ближайшие задачи.

- Общий сбор разделяет зону ответственности каждого участника.

- Работа в команде учитывает и рассматривает мнение каждого участника для решения проблемы.

- Участники больше узнают друг о друге в ходе совещания.

Вести совещание несложно, главное - правильная подготовка и план. Эффективность совещания измеряется выработанной стратегией решений всех заданных вопросов и подготовкой плана дальнейших работ.