Совещания – это выработка стратегии действий всего коллектива. Без регулярных совещаний жизнь компании протекает словно хаотично. Не важно, что у каждого своя зона ответственности и обязанности. Чтобы команда работала слаженно, как единый организм, чтобы цели и задачи компании были всем ясны, необходимо повторять это на регулярных совещаниях. Пусть они длятся по 15 минут, но они всех обязывают быть как минимум в курсе.

С помощью совещаний можно сделать многое. Как уже было сказано выше, главная цель совещания – выработка стратегии действий всего коллектива. Также целью совещания может быть инструктаж персонала или оперативное решение конкретной проблемы.

К каждому совещанию желательно тщательно подготовиться. У руководителя должен быть точный план, чего он хочет добиться, а также какие моменты выявить, к какому результату привести коллектив.

Важно контролировать процесс совещания, не позволяя излишне болтливым сотрудникам отходить от темы или ее размусоливать. В идеале у руководителя должен быть помощник, который также будет в курсе задач совещания и иметь право контроля над мероприятием.

Подготовка к совещанию

Каждый сбор коллектива должен иметь ясную причину. Его участники не должны быть случайными лицами, а только теми, которые причастны к проблеме. Примерный план подготовки к совещанию:

1.      Анализ цели. Выявить цель совещания. Их может быть несколько. Необходимо подготовить вопросы, которые необходимо решить.

2.      Подготовка списка присутствующих. Необходимо четко понимать, все ли приглашенные на совещание компетентны решать поставленные цели и задачи совещания. Все ли действующие и ответственные лица приглашены? Чтобы совещание прошло в короткий срок и более эффективно, вопросы к группе лучше решать заранее. Об ответственности каждого руководитель должен знать лично. Также каждый присутствующий должен быть заранее ознакомлен с проблематикой и был подготовлен к совещанию.

3.      Выбор места и времени. Чтобы во время совещания вас никто не отвлекал, необходимо, чтобы все присутствующие были на этот момент заменяемы. Телефоны должны быть выключены, места для всех подготовлены заранее.

Проведение совещания

Совещание должно начинаться в установленный срок. Все, кто не были готовы в установленный срок, – нарушители.

Первым берет слово руководитель. Он объявляет цель и задачи сегодняшнего совещания, а также вопросы и моменты, которые необходимо сегодня выявить. Профессиональное деловое совещание всегда фиксируется протоколом.

Далее задача руководителя организовать здоровую дискуссию. Свое мнение руководителю следует держать при себе до конца дискуссии, чтобы не погасить энтузиазм и инициативность группы. Также задача организаторов – контроль эмоций группы. А также избегать негативных оценок, реплик, выводов. Не допускаются публичные разборы полетов конкретных сотрудников. Категорически не стоит никого унижать на подобных сборах – чтобы не потерять уважение всего коллектива или части. Всегда поощряйте инициативу своих работников.

Если ваша манера проведения совещаний – мозговой штурм, необходимо заранее готовить к этому группу.

Все совещания желательно проводить по схеме: вопрос – обсуждение – выявление коллективом решение.  Так обсуждается и решается каждый вопрос совещания.

Итогом совещания будет озвучивание руководителем всех решений реализации вопросов с назначением ответственных лиц. После подготовки протокола все участвующие обязаны подписать его, как факт присутствия на данном совещании.

Что дают подобные групповые совещания?

- Совещание подчеркивает ценность каждого присутствующего сотрудника для компании.

- Сплочает коллектив, подчеркивает близлежащие задачи.

- Разделяет зону ответственности каждого.

- Учитывается и рассматривается мнение каждого участника для решения проблемы.

- Участники больше узнают друг о друге в ходе совещания.

Вести совещание не сложно, главное – правильная подготовка и план. Эффективность совещания измеряется выработанной стратегией решений всех заданных вопросов, а также ее реализацией.